Tutto quello che devi tenere a mente prima e durante una presentazione

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1. STABILISCI IL TUO FOCUS

Quando prepari una presentazione, certamente avrai molte cose da dire. Quello che devi fare, comunque, è scegliere dal mazzo e concentrarti su un argomento preciso. Uno e uno soltanto.

Puoi  sicuramente parlare di tanto altro, ma ogni cosa deve riportare al focus principale della presentazione e, di tanto in tanto, tu stesso devi rimarcare il concetto.

Pensa questo: se potessi fare in modo che uno qualsiasi dei partecipanti al tuo corso, alla tua presentazione o alla tua riunione potesse parlare di quel che ha sentito da te e “divulgare” il tuo verbo, quale concetto vorresti che esprimesse? Che cosa vorresti che gli rimanesse stampato in testa?

2. DIMOSTRA QUEL CHE DICI

Ricorda che il cervello ama le idee semplici e, soprattutto, apprezza molto i colpi di scena emozionanti.

Jamie Oliver, il famoso chef inglese, nel suo intervento al TED, a un certo punto rovescia una carriola (una carriola!) piena di zucchero sul palcoscenico, dichiarando che quello zucchero  rappresenta la quantità assunta da un bambino durante i cinque anni di scuola elementare, solo bevendo il latte zuccherato che la scuola fornisce.
Avrebbe potuto fornire solamente delle cifre… ma quella carriola è qualcosa che si ricorda.

Sempre sul palco del TED, la biologa statunitense Jill Bolte, per parlare di danni cerebrali derivanti da ictus, si è messa a sezionare un cervello vero!

Infine, l’immancabile Steve Jobs, presentando il suo Mac Book Air, per mostrare quanto è sottile, lo presenta al pubblico all’interno di una busta di carta gialla, di quelle che normalmente si trovano in ufficio.

Si tratta di esempi molto potenti e, per certi versi, estremi. Dire che un bambino ingerisce molto zucchero è una cosa, rovesciare sul palco una carriola piena di zollette di zucchero è un’altra.

Certo, non tutti hanno la possibilità, per il tipo di presentazione che devono svolgere e per il tipo di contesto, di mettere in scena qualcosa di così eclatante.
Allo stesso tempo, con un po’ di fantasia e con la consapevolezza di quel che si vuole ottenere, chiunque può trovare il modo.

3. CONOSCI IL TUO PUBBLICO

Quante più informazioni hai sul tuo pubblico, tanto più saprai essere efficace, calibrando gli esempi e i tuoi discorsi proprio su chi ti ascolta. Quando insegno linguistica nei corsi di vendita, porto esempi legati a questo mondo e descrivo casi in cui l’uso del linguaggio ha prodotto significative differenze durante trattative di vendita.

Quando insegno linguistica nei corsi dedicati ai genitori e ai figli, viceversa, porto esempi di comunicazione efficace fra papà, mamma e figlio. È fondamentale che tu sappia, con la massima precisione possibile, chi hai di fronte, per intercettare i suoi bisogni e per fornire le risposte specifiche a questi bisogni.

Una tecnica tanto semplice quanto efficace (e quanto poco utilizzata!) è quella di fare domande precise a chi ti ascolta, prima di iniziare la tua presentazione: per quale motivo le persone sono venute? Chiediglielo. Che obiettivi hanno? Chiediglielo. Di che cosa si occupano per vivere? Chiediglielo.

Più informazioni hai, più azioni riuscirai a produrre in chi ti ascolta.

4. PARLA COME MANGIA CHI TI ASCOLTA

Usa un linguaggio chiaro, semplice e, soprattutto, allineato con quello di chi ti ascolta.

Se vuoi far sfoggio di linguaggio complicato o di tecnicismi a oltranza, puoi sempre scrivere un saggio. Che nessuno leggerà.

5. USA I CONTRASTI

Un’altra caratteristica del cervello di cui devi tenere conto per rendere efficaci le tue presentazioni è quella relativa ai contrasti.

Il cervello li apprezza moltissimo e, grazie a questi, riesce a comprendere meglio le informazioni ricevute. I giri di parole, insomma, vanno bene per la retorica d’accademia, meno bene quando vuoi comunicare con grande impatto e, soprattutto, quando  vuoi provocare determinate reazioni in chi ti ascolta.

Pensa a una delle tante pubblicità di prodotti dimagranti che trovi sulle riviste. Solitamente, la fotografia che pubblicizza gli effetti del prodotto è divisa in due: a sinistra, è raffigurata la persona
sovrappeso prima del trattamento. A destra, la stessa persona dopo. Prima e dopo sono due concetti molto chiari per il cervello. È facile: prima in un modo, poi in un altro.

Un altro esempio è quello della pubblicità dei prodotti anti calcare o super pulenti: sia in televisione sia sulla carta stampata, l’immagine che vedi è nuovamente divisa in due. Da una parte, la superficie da pulire senza il prodotto vincente, tutta unta e sporca. Dall’altra parte, la superficie da pulire con l’applicazione del prodotto: con o senza sono altri due concetti molto facili da digerire e molto semplici da ricordare.

6. SII BREVE, SE PUOI

Se puoi, sii breve. Una presentazione ad alto impatto non dovrebbe durare oltre 45 minuti, anche se questo tempo è molto relativo.

Se, per la natura del tuo corso o della tua riunione, non puoi essere breve, puoi comunque suddividere il tempo in tante piccole parti, cambiando argomento, facendo pause, interrompendo il flusso della narrazione con dimostrazioni pratiche, visione di filmati, esercizi.

Guy Kawasaki, ex chief evangelist della Apple e massimo esperto nel campo della comunicazione aziendale e social, ha codificato una regola molto interessante: la regola del 10/20/30, che –  seppur non sempre applicabile – può fornirti uno spunto di riflessione importante: 10, secondo Kawasaki, è il numero massimo di slide da utilizzare durante una presentazione business.

Pare ristretto, ma certamente ti costringe a sintetizzare i concetti essenziali e a lavorare molto sul coinvolgimento delle persone.

20 è il numero di minuti da utilizzare per la tua presentazione. Puoi usare il resto del tempo per dimostrare, parlare, coinvolgere.

30, infine, è la dimensione minima che deve avere il carattere usato sulle slide per essere visibile al tuo interlocutore.

7. SII CONCRETO

Il cervello umano è molto pratico e concreto. Ama pochissimo le idee astratte (anche quando sogni a occhi aperti, sogni cose pratiche, attività specifiche, azioni precise) e preferisce concentrarsi su idee e concetti che può facilmente comprendere.

Ti faccio un esempio pratico (per l’appunto). Un conto è dire che il tuo corso “migliora le vendite”, un altro conto è dire che il tuo corso incrementa del 50% le vendite.
Concentrati su idee forti e chiare: invece di “migliora la tua salute”, passa a “perdi 3 chili e abbassi del 20% il livello di colesterolo”.

Queste cose, il cervello le capisce molto bene. Invece di “migliora la tua comunicazione on-line” proponi qualcosa come “incrementa del 34% il tasso di apertura delle tue mail”.

Pratico, concreto, efficace. Dai al tuo pubblico qualcosa che il tuo pubblico possa capire e apprezzare.

8. STUDIA TANTISSIMO

Devi studiare la tua parte fino a essere eccellente. E devi studiare il più possibile anche quello che non riguarda strettamente la tua presentazione.

Prenditi un pomeriggio, quando hai terminato di imbastire la tua presentazione, e fai un elenco di possibili domande che potrebbero porti i tuoi spettatori. Chiediti quali sono le possibili connessioni che le tue argomentazioni potrebbero suscitare in chi ti ascolta. Usa il pensiero creativo e ragiona sulle connessioni che ti vengono in mente.

Per esperienza, posso assicurarti che le domande che possono venire in mente a chi ti ascolta sono davvero tantissime.

9. PREPARA UN’APERTURA COI FIOCCHI

L’apertura coi fiocchi riguarda il modo in cui ti presenti, le prime parole che dici e come le dici.

Può essere una battuta di spirito, può essere un modo curioso di presentare il tuo lavoro e la tua persona, può persino essere un filmato.

Quel che conta è che tu parta alla grande (e che tu chiuda altrettanto alla grande, come vedrai tra poco).

Dedicaci del tempo, perché tutto il resto della tua presentazione sarà condizionato dal modo in cui inizi.

11. RESPIRA

Sono serio. Il miglior modo perché tutto fili liscio è continuare a respirare.

Perché una presentazione abbia effetto, devi sempre essere concentrato e consapevole di quello che stai facendo e di come lo stai facendo. Devi sperimentare la piacevole sensazione di essere padrone di te stesso, dei tuoi pensieri e delle tue parole.

Affinché ciò accada, la respirazione è fondamentale.

Primo, perché se continui a respirare con calma e con il diaframma, garantisci al cervello un corretto e costante apporto di ossigeno, che a sua volta ti garantisce la lucidità mentale di cui hai bisogno.

Poi, perché respirare con calma e con il diaframma ti impedisce di correre troppo, altro grave rischio cui ti esponi agitandoti e respirando male. Puoi scegliere tu che tipo di esercizi fare, per prepararti: ci sono intere bibliografie dedicate all’argomento che spaziano dalle tecniche respiratorie pure e semplici, allo yoga, alla meditazione.

Quel che più conta è che tu abbia sempre presente questo concetto: le tecniche e gli schemi funzionano se tu li fai funzionare.
E per farli funzionare devi essere lucido, presente, in stato.

Respirare  correttamente ti porta proprio a stare e restare in queste utili condizioni.

12. TROVA QUALCOSA DI SPECIALE IN CHI TI ASCOLTA

Durante uno dei suoi seminari dedicati alla persuasione, Robert Cialdini spiegò che lui, prima di iniziare un corso, si prendeva alcuni minuti di concentrazione per pensare a qualcosa di bello e positivo che riguardasse il suo pubblico, quel pubblico, proprio quello che lo stava aspettando là fuori.

Questo esercizio lo aiutava a trovare l’umore adatto per la presentazione.

Per essere strepitoso in aula, concentrati su qualcosa di bello che riguarda il tuo pubblico.
Pensaci prima di iniziare, ovviamente. Trova qualcosa di bello a cui pensare e il resto della strada sarà in discesa.

13. SII SINCERO

Mai, mai, mai e poi mai raccontare palle.

Parla di quello che sai, racconta solo storie che conosci, di’ sempre la verità.